Regeln bilden das Herzstück von Smart User Manager. Sie legen fest, welche Benutzer berücksichtigt werden und welche Aktion anschließend automatisch ausgeführt wird.
Jede Regel besteht aus drei Bestandteilen:
- Regeldetails – grundlegende Informationen und Optionen der Regel
- Auslöser – legt fest, wann und unter welchen Umständen die Regel ausgeführt wird
- Bedingungen – legen fest, welche Benutzer von der Regel erfasst werden
- Aktion – bestimmt, welche Aktion für die gefundenen Benutzer ausgeführt wird
Eine Regel wird nur ausgeführt, wenn sie veröffentlicht ist und über eine entsprechende geplante Aufgabe gestartet wird.
Regeldetails
Im oberen Bereich der Regel legst du die grundlegenden Eigenschaften fest.
Dazu gehören unter anderem:
- Titel der Regel
- Beschreibung
- Kategorie
Der Titel sollte möglichst eindeutig gewählt werden, damit Zweck und Funktion der Regel sofort erkennbar sind.
Als Kategorie kannst du "E-Mail" oder "Aktion" auswählen. Dieses Feld dient lediglich der Einordnung der Regeln und hat keine weitere Funktion.
Auslöser
In diesem Bereich legst du fest, was diese Regel auslösen soll.
Du kannst "Registrierungsdatum älter als X Tage" oder "Letzte Anmeldung älter als X Tage" auswähen. Dazu gibst du im Feld darunter den entsprechenden Zeitraum in Tagen an.
Welche Auslöser verfügbar sind und wie sie funktionieren, wird im Kapitel Auslöser ausführlich beschrieben.
Bedingungen
Im Bereich Bedingungen definierst du, welche Benutzer von der Regel erfasst werden sollen.
Eine Regel kann beliebig viele Bedingungen enthalten. Dabei gilt grundsätzlich:
Ein Benutzer wird nur dann berücksichtigt, wenn alle definierten Bedingungen erfüllt sind.
Je nach Anwendungsfall kannst du beispielsweise Benutzer anhand des Registrierungsdatums, des letzten Logins, ihres Aktivierungsstatus oder ihrer Benutzergruppe auswählen.
Alle verfügbaren Bedingungen werden im Kapitel Bedingungen ausführlich beschrieben.
Aktion
Nachdem die gewünschten Benutzer ermittelt wurden, führt Smart User Manager die definierte Aktion aus.
Pro Regel kann genau eine Aktion ausgeführt werden.
Je nach Anwendungsfall kannst du beispielsweise:
- eine E-Mail versenden,
- Benutzer sperren,
- Benutzer entsperren,
- Benutzer deaktivieren,
- Benutzer zu einer Gruppe hinzufügen,
- Benutzer aus einer Gruppe entfernen oder
- Benutzer löschen.
Alle verfügbaren Aktionen werden im Kapitel Aktionen ausführlich erläutert.
Tipp: Möchtest du mehrere Schritte nacheinander ausführen – beispielsweise zunächst eine Erinnerungs-E-Mail versenden und Benutzer erst einige Tage später löschen – erstellst du dafür mehrere Regeln mit unterschiedlichen Bedingungen oder Zeiträumen.
Vorschau der betroffenen Benutzer
Während der Bearbeitung einer Regel kannst du jederzeit überprüfen, welche Benutzer die aktuell definierten Bedingungen erfüllen.
Die Vorschau zeigt alle Benutzer an, die bei einer Ausführung der Regel berücksichtigt würden. So lässt sich bereits vor dem ersten Test kontrollieren, ob die Bedingungen wie gewünscht funktionieren.
Empfehlung: Nutze zusätzlich den Simulationsmodus, bevor du eine neue Regel produktiv einsetzt.